どうもみなさん、おはこんばんにちは。

 

前回のエントリの続きです。

 

【仕事の気付き】しがない事務員が残業を減らす為に取り組むべき戦略について その1.

 

前回のエントリでは、事務職についている人は、営業やその他会社内で偉い(と思われている)人たちからの雑用は、積極的に受けるべきだと書きました。なぜなら、そうすることで「あるもの」を貯めることができるからだと。

 

では、その「あるもの」とは一体なんなのでしょうか?

 

それはズバリ「信用」です。

 

あの人はいつも嫌な顔一つせずに、自分のお願いを聞いてくれる、だからまたお願いしよう、と思ってもらうのです。もちろん、最低でも相手の期待する水準のものを、できれば期待をちょっとだけ(あくまでちょっとだけ)上回るような水準のものを提供するというのが前提となりますが、そのための具体的な方法は、別途エントリでまとめていきたいと思います。

 

え、たったそれだけのこと?という人が大半かと思いますが、これは本当に重要な概念です。

 

例えば、皆さんはお金が大好きですよね?

 

僕だってお金が大好きです。だって、お金があれば美味しいものが食べられるし、かっこいい服を買うことができるし、高級リゾートに宿泊することだってできます。

 

何故お金に価値があるかというと、皆が「お金は価値があるものだ」と「信用」しているからに他なりません。この辺の議論は僕がブログで語るよりも、良い本が世の中にはたくさん出ているので、そちらを読んだ方がいいでしょう。

 

僕のブログでも過去に何冊か紹介しています。

 

【書評】外資系金融の終わり – 30過ぎの一般事務職(男)の日々雑感

とか

【書評】投資家がお金よりも大切にしていること その1 – 30過ぎの一般事務職(男)の日々雑感

なんかはおススメかも。

 

さて、お金と同じく、いや、それ以上に貯めるのが難しいのがここでいう「信用」です。お金だったら人から借りたり、投資や(おススメはできないけど)ギャンブルで増やすことも可能です。

 

でも、「信用」だけはそういった裏技が使えません。とにかく毎日コツコツと、ミス無くそつなく、求められるクオリティの仕事を返すことでしか蓄積されません。

 

でもこれってそんなに大変なことでもありません。身も蓋も無い話をすれば、事務員が頼まれる仕事というのは、実行するのがとても面倒だけれども、きちんと手順を踏めば、誰にでもこなせる仕事が大半だからです。

 

じゃあなんで他の部署の人は自分たちでそれをやらないのか?

 

それは、他の部署の人はそれぞれが、自分たちにしかこなせない、とっても高度で専門的な仕事をするので手一杯だからです。

 

だから、誰でもできるけどとても面倒くさい仕事(定型的な書類の作成、データをエクセルに打ち込む・まとめる作業、書類の大量コピー、荷物の発送手配などなど、、、)は、高度な専門スキルを持っていない(と思われている)自分たち事務員に一任されます。

 

だって、面倒くさいけど、決まり通りにやれば、誰だってできるから。

 

そして、ここが意外と重要なポイントで、「誰にもできる」けど「面倒で誰もやりたがらない」ことを「さわやかな笑顔で」「二つ返事で」引き受けてくれる存在って言うのは、とてもとても重宝されるのです。

 

そりゃあそうです。だって、面倒なんだもの。面倒だし、手を動かせば自分でもできるんだけど、それをするのは億劫だ。億劫だけど、それをしないと仕事が具体的に前に進まない。そんな仕事を自ら率先して引き受けてくれて、しかも自分が思っている以上にスピーディにこなしてくれる事務員。

 

「あれ?なんだかあいつに頼むと、仕事がスムーズに進むなあ」

 

と思ってもらえれば、こっちのものです。

 

最初は「これ、やっといて」だった言葉が

 

「ごめん!悪いんだけど、これお願いして良いかな?」

 

「いっつもありがとう。○○さんに頼むと仕事が早く片付いて助かるんだよね〜」

 

といった風に変化すれば、もうあなたの信用ポイントは相当貯まったと考えてよろしいでしょう。

 

そして、この「信用ポイント」は貯めてお終い!といったものではありません。むしろここからが重要です。あなたの残業時間を減らし、より働きやすい環境をつくりあげる為に、この「信用ポイント」を上手に活用しなければなりません。

 

では、その活用方法とは、一体どのようなものなのでしょうか??

 

それはまた次回のエントリで記しましょう。

 

そうそう、雑用仕事を受ける上で、もう一つ重要なポイントがあります。それは、あたかもその仕事がとても重要で、(それほど高度じゃないけれど)ある程度の専門スキルが必要で、かつ大変な手順が掛かるものだと依頼者に印象づけることです。

 

大体面倒な仕事を押しつけ依頼してくる方は、その仕事が具体的にどういった手順で、どのくらいの期間が必要な仕事かを正確に把握していません。だから、本来は半日あれば終わるような仕事でも、「いやあ、それだと下手したら3日は掛かりますね」ってな具合に、ちょっと期日を多めに盛っておくのがポイントです。

 

事例として、僕がよく使う手段をば。

「あっちゃー、明日までっすか。前も伝えた通り、それ、他の部署の部長(偉い人の名前を出すと、より効果的)の承認がいるから、どうしてもちょっと時間掛かるんスよね〜。え?先方都合で急ぎで欲しい??しょうがないっすね〜、○○さんの頼みとあっては、無下にできないっすもんね!わかりました。急ぎ目でなんとかしてみましょう。あ、でも確実に間に合う保証は無いんで、そこだけはご理解ください」

 

ホントは余裕で間に合うんだけどね。でも、「普通にやったら絶対間に合わないこと」を「依頼者の為」に「ものすごく手間をかけて」間に合わせたって相手に思ってもらうことがとても重要で、もうそれだけで信用ポイント貯まるよね?って話です。あと、段々依頼する方もあんまり無茶なタイミングで依頼してこなくなって、結構スケジュールに余裕もって依頼してくれるようになります。

 

「これ、至急!今日中に!!」の割合が減って

 

「これ、1週間以内にお願いね〜」と、まともな学習能力を持った人なら依頼の仕方を変えてくれます。

 

自分の仕事に余裕を生むだけでなく、依頼者のスケジュール管理能力も向上させることができるなんて、ハッタリもかましてみるもんです。

 

ただ、これは結構高度な技なので、新人さんや業務内容をきちんと理解してない人は使わないようにしましょうね。

 

ではまた次回。

 

おまけ)

■事務員が依頼される主な雑用業務と、そこで貯められる信用ポイント一覧

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