最近暖かくなってきて、桜も見頃を迎えましたね。

 

今年は誰かと花見に行く予定は無いので、近所の桜でも愛でて、のんびりしたいと思います。もしくは、某メルマガの通り、プレイヤーとして活動するか、ですが。

 

さて、今回は【仕事の気付き】シリーズ第4弾です。

ですが、今回は元々書こうと思っていた内容ではなく、このエントリって本当に役に立つのか?といったことを、改めてまとめてみたいと思います。

 

というのも「仕事の気付きを書くという姿勢は立派だけれど、そもそも一般事務の仕事のスキルをいくら磨いても、貰えるお給料は増えないんじゃないの?」

 

みたいなことを、先日Twitterのリプライでいただいたからであり、確かにこの辺のことをきちんをブログで説明していなかったな、と気付いたからです。こういうフィードバックはありがたいですね。

 

で、これに対する僕の答えは「その通り。ただし、取り組み方によっては今後の人生を大きく変えることができる。」というものです。

 

なぜか?それは下記の3つの理由からです。

  1. どんな仕事にも役立つベーシックスキルが身に付くから
  2. 構造的に物事を捉える視点が身に付くから
  3. 業務改善意識が身に付くから

それでは、1つずつみていきましょう。

1.どんな仕事にも役立つベーシックスキルが身に付くから

まあ、どんな仕事をしていても、本人にその気があればベーシックスキルは身につけることができるから、これは厳密には一般事務でなくても身につけられるんだけれど。

 

それでも他の仕事、例えば営業職や技術職だと、意外とベーシックスキルがなくても回せたりするので(これは、僕が自分の周りの営業職や技術職の人たちを見てきて抱いた所感)、やっぱりこれは一般事務職に就いて得られる大きなメリットだと思います。

 

じゃあベーシックスキルってどんなものがあるのかっていうと、僕は大きく3つあると思います。それは「コミュニケーションスキル」「論理的思考能力」「マルチタスクスキル」です。

 

まずは「コミュニケーションスキル」について。

このスキル、一番身に付くのって営業職じゃねーの、と思っている人が多いんじゃないでしょうか?

でも、営業マンに必要なのは、厳密に言うと「コミュニケーションスキル」じゃなくて「ヒアリング力」と「提案力」なんです。何が違うのかっていうと、別に明確な違いがあるわけじゃないんだけど、でも微妙に違っています。

 

営業の仕事ってのは大まかに言って、クライアントの課題を聞き出して、その課題を解決する為に自分たちの持っている商品がいかに役立つのか、どうやって役立たせることができるのかを示して、それを買ってもらうことです。その為に必要なのが課題を引っ張りだす為の「ヒアリング力」と、その課題の解決策を示す為の「提案力」です。

 

一方、一般事務職に求められる「コミュニケーションスキル」とは「確実で齟齬の無い情報伝達を行うスキル」のことです。「正確無比な報・連・相」ってのが一番しっくり来る表現でしょうか?

 

例えば、ある書類を自分の部署の営業マン全員に書いてもらう必要があったとします。その書類に記入してもらわなければならない項目は、生年月日と、住所と、家族構成で、記入する箇所はこことこことで、捺印も必要で、しかもシャチハタは不可で、提出先はどこどこで、提出期限はいつまで、そもそもなんで各必要があるのか?っていうことが、ひとつひとつ正確にわかる必要があります。

 

そして、それをわかりやすく端的に、かつ正確に抜けモレなく営業マンに伝えなければなりません。そして、事務の皆さんならご承知の通り、この手の書類は少しでも不備があると突き返されます。そして突き返された書類は、記入者に再度書き直してもらわねばなりません。

 

「何だよ、言われた通りに書いたのに、また書き直さなきゃならないの?」と言われるだけならまだしも、外出が多い人なんかだと本人を捕まえるだけでも大変で、下手をしたら提出期限に間に合わなくなることも考えられます。

 

そうしたら評価が下がるのは「締切通り、書類を提出させられなかった」あなたなのです。そうならない為にも、一般事務職の人は「いつまでに、何を、誰に、どういう風に、なぜ」そうしなければならないのか?をシビアに確認し、それを過不足無く、かつ端的にわかりやすく(往々にしてプロフィット部門の人は忙しくて、細かいことに気が回らない人が多いです。そして少し地頭が、)自分の所属する部署の人(主に営業マンになるでしょう)に伝えなければなりません。

 

その為に必要となるのが、細部まで正確に物事を把握することと、それを過不足無く伝達できる「コミュニケーションスキル」なのです。このスキルが身に付くと、「認識の齟齬」に起因する仕事上のミスやトラブルを極端に減らせるようになります。「言った」「言わない」といったコミュニケーションギャップや「思い込み」で仕事を進めなくなり、きちんと伝わったかあやふやなことを先んじて相手に確認できるようになり、結果仕事がスムーズに進むようになります。

 

「あの書類、提出期限いついつまでですよ?(やばい、存在自体忘れていた)」だとか「シャチハタはダメですよ?(おお、シャチハタOKかと思っていたぜ)」だとか言ったことはしょっちゅうあるでしょ?事務の皆さん。

 

あと書類に関して言えば、記入箇所を鉛筆でかこってあげたり、付箋を貼ってあげたり、記入例を添付してあげたりといったちょっとした工夫も必要ですね。こういった工夫も、相手に「正確にわかりやすく物事を伝える」為の一つの立派なスキルです。

 

正確無比なコミュニケーションスキルは、自分のみならず部署全体のコミュニケーションギャップをなくす為に、ぜひとも身につけておきたいスキルです。そして、このスキルがある人は、それだけで職場から重宝されるようになるでしょう。

 

想像してみて下さい。

 

一営業マンであるあなたが、このコミュニケーションスキルを身につけたら、どういったメリットがあるでしょうか?クライアントの言いたいことをきちんと把握し、かゆいところに手が届く提案ができるようになると思いませんか?関連部署を巻き込んだ、より大きな提案力を身につけられると思いませんか?上司から言われた指示を、完璧にこなし、「できる奴」と評価されるようになると思いません?

 

正確無比なコミュニケーションスキルを身につければ、確実に出世競争に一歩先んじることができるようになるでしょう。それだけ重要なスキルを、一般事務の仕事からは学ぶことができるのです。

 

さて、序盤も序盤なのに思いの外長くなってしまったので、続きはまた次回。

 

ちょっと横道にそれるだけのつもりが、一体いつ終わるんでしょうね?全体プロットのまだ序盤の序盤しか説明できていません。

 

まあ、締切があるわけではないので、ダラダラと行きましょうか。

 

ちなみに、最近ブログのエントリ内容を今までと大きく変更したことに伴い、文章構成をきちんと考えなきゃならんという壁にぶち当たり、下記書籍で書かれている「ピラミッドストラクチャー」を再勉強中。

 

読むのに骨が折れるけど、習得できたらどこでも十分通用する論理的思考力を身につけられると思います。言ってることはシンプルだしね。

 

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

考える技術・書く技術―問題解決力を伸ばすピラミッド原則

 

 

あとこれも。

 

考える技術・書く技術 ワークブック〈上〉

考える技術・書く技術 ワークブック〈上〉

 

 

考える技術・書く技術 ワークブック〈下〉

考える技術・書く技術 ワークブック〈下〉

 

 

座学と実践を有機的に結びつけられるかどうかって、これからの時代を生き抜くのにものすごく重要な能力なんだよね。そしてそれは、ちょっと意識を変えるだけで誰でも習得可能な能力だと思います(これもそのうち書く予定)。