寄り道のつもりがすっかり長くなってしまったので、このまま【仕事の気付き】シリーズとして続けちゃいます。

 

今回は「どんな仕事にも役立つベーシックスキル」の2つ目「論理的思考力」がいかに一般事務の仕事を通じて鍛えられるか?についてみていきたいと思います。

本日のエントリも、目から鱗がポロポロ落ちること請け合いです。

 

【仕事の気付き】シリーズ

 

今やどんな仕事にも求められる「論理的思考力」。

 

ちょっと前までは、もともと頭のいい人が生まれつき持っている能力だと考えられていたそうですが、最近の研究?では、誰でも訓練を積めば一定の論理的思考力が身につけられることがわかったそうです。

 

でも、一般事務の仕事なんかで、本当に論理的思考力が身につくの?と思った方がほとんどではないでしょうか?

 

確かにルーティンの多い一般事務の仕事は、特に論理的な思考を働かせなくても慣れで一通りこなせてしまうのは事実かもしれません。

 

だが待て、しばし。そこは取り組み方次第で、自身の思考力を鍛えることができるのです。

 

そもそもここでいう論理的思考力とは、なにも特別高度な能力のことではなく「物事の背景を正確に捉え、順序立てて理解し、それを過不足なく、わかりやすく伝達・表現する力」のことを指しています。基本的だけど、とても大切な能力ですね。

 

前回のエントリでも書いたんだけれど、事務員には「正確なコミュニケーションスキル」が必要になります。なぜそれを知る必要があるのか?なぜ伝える必要があるのか?をきちんと理解しないと、何を確認していいのかわからないし、誰に何を伝えなければいけないのかわかりません。そして、そういった状況に、一般事務の仕事をしているとちょくちょく遭遇します。

 

例えば電話対応。

 

どこの会社でもそうだけど、一般事務の人は、掛かってきた電話に誰よりも早く対応しなければならない。部署にもよるけど、営業関連の部署なんかだと、クライアントからしょっちゅう電話が掛かってくる。営業電話も掛かってくるだろうし、宅配業者などの対応もしなければなりません。

 

一般事務員は、一日に様々な電話に応対しなければなりません。

 

確かに面倒くさいけれど、実はこの電話対応でも、論理的な思考力は鍛えることができます。クライアントからの電話は、どういった用件で電話をかけてきたのか?をきちんと把握する必要があります。単に「営業の誰それいない?いないの?じゃあ後で折り返すように言っといて」ならそのまま営業にメールなり電話で知らせればいいのですが、「ちょっと他にわかる人いたら教えて欲しいんだけど、、、」なんてこともしばしばあります。

 

面倒なんだけど、こういった電話こそ、自分の論理的な思考力を鍛える絶好のチャンスでもあります。その用件は自分で答えることができるのか?担当営業マンでないとわからないのか?それとも別の部署の人から答える必要があるのか?

誰が対応するのがベストかが判明したら、次は何を担当営業や関連部署の人にしてもらう必要があるのか?その為には電話をかけてきたクライアントから、どういった情報を引き出す必要があるのか?を考えなければなりません。

 

そして、全ての情報を過不足無く収集したら、次はその情報の論点をわかりやすく整理して、簡潔かつ正確に担当者に伝え、行動してもらわなければなりません。

 

これ、やってみるとわかるけど意外と難しいです。

 

結構「で、いつまでに必要って言っていた?」「そもそもなんでそんなこと言ってきたの?」「○○のことは確認してくれた?」などなど、ちょっと考えれば「その情報も必要だった!」と言ったことを聞き忘れたりするんです。

 

で、その結果「そこ聞かないとダメでしょ?悪いけどもう一回確認してくれる?」みたいなことになりかねません。

 

そうならない為にも、どういった情報が重要で、なぜそれが必要なのか?といったことを常に意識しなければならないし、必要な情報を過不足無く確認する必要があります。

 

これって、論理的思考能力で言うところの「ロジックツリー」と「MECE(ミーシー)」に他なりませんか?

 

ただの電話対応。されど電話対応。毎日必ず発生するこの業務からでも、色んな技術を身につけることができますね。

 

一般事務の仕事、まだまだ魅力は一杯です。

 

では次は「マルチタスクスキル」についてみていきましょう。