久々の仕事の気付きシリーズです。

今回は、一般事務職の仕事から得られるスキルの3つ目、「業務改善意識」について説明したいと思います。

一般事務員は、多くの会社では一番下っ端の存在である。しかし、一番下っ端の存在であるが故に、一番広く会社の仕組みを見渡すことができるのもまた、一般事務員なのである。なぜなら僕らの仕事は全ての部署に横断的に関わるもの(雑用系)であることが多いからだ。

f:id:lorenzo9241:20150510204415p:plain

広く会社の仕組みを見渡せるのは、他の職種にはない強みである

広く会社の仕組みを見渡せるということは、各部署の繋がりを把握することができるということである。各部署の繋がりが見えると、どこにボトルネックがあるのかが分かるようになる。ボトルネックが分かれば、今度はそれをどうやったら解消できるか、といったことに思考を回すことができる。そこで思いついた改善案を、あなたは上司や関連部署の人間に提案すればいい。

仮に上手い方法が見つからなくても、問題点を指摘してあげれば、上司があなたの代わりに改善案を提案してくれるかもしれないし、他の部署の人に協力を仰いでくれるかもしれない。上司は積極的に活用しよう。それは決して悪いことではないのだから。

また、一般事務員というのは、主にトップダウン式に決まった業務の実行部隊になることが多い。そして、新しく始まった業務フローというのは、往々にして不備が見つかるものである。実際に業務を回しながら、見つかった問題点を改善していくのが仕事というものである。

一般事務員は、業務の問題点に気づきやすい

さて、それでは実際の業務の問題点にいち早く気付くことができる人は一体誰だろうか?

もちろんそれは、業務の実行部隊である一般事務員である。「あれ?このやり方だとマズくね?」と気付いたことは、どんどん報告しよう。そして、できれば報告するだけでなく、改善案も一緒に持っていこう。具体的な業務の改善案を考えるのは、実は結構面倒くさいことだ。その面倒くさい部分をあなたが率先して行えば、あなたの評価は鰻のぼるであろう。もちろん、手柄は上司のものになるし、あなたのお給料があがることは決してない。でも、そんな手柄なんてあげてしまえばいい。それ以上に、「ボトルネックを解消した」という自信を得ることの方が、何よりも大事である。

そんなわけで、一般事務の仕事をしていると、業務改善を提案できる場面に頻繁に出くわすわけである。そのため、普段から意識的に仕事に取り組んでいれば、様々な改善案を提案し、社内での評価をあげることができる。

業務改善という、小さな一歩

また、これは個人的な感想だが、業務改善に取り組むことで大なり小なり成果が目に見えて現れることはやっぱりうれしいし、自信へも繋がる。

それは営業部隊が大型受注を決めたりだとか、経理部門が何千万クラスのコスト削減に成功したりだとか、開発部が画期的な商品を開発したりだとかいった実績に比べれば微々たるものかもしれない。でも、それは確実に僕が自分の頭で考えて、行動して生み出した紛れもない成果である。

ちっぽけな一歩かもしれないけど、その小さな一歩が大事なんだ。ホリエモンも言っているけど、一足飛びに成功は得られない。小さな一歩を確実に積み重ねて、自分の求める人生を勝ち取ろうではないか。

おわりに

大分時間が経ったけど以上3点

  1. どんな仕事にも役立つベーシックスキルが身に付くから
  2. 構造的に物事を捉える視点が身に付くから
  3. 業務改善意識が身に付くから

が僕が一般事務の仕事から得られるスキルだと思うし、この3つのスキルを身につけることができるからこそ、一般事務の仕事は取り組み方次第で、僕らの今後のビジネス人生を大きく変えることができるものだと信じている理由である。

なぜならこれらのスキルは、この先どんな仕事をする上でも確実に役立つとても強力なスキルだからだ。どうせ自分なんて、、、と腐って無思考に目の前の仕事をこなすだけか、それとも上記3つのスキルを上げるためにはどうすればいいのか?を考えながら仕事に取り組むか、明日からの行動を決めるのは他でもない、あなた自身である。

2017/9/28 追記

しかし今では、少しだけ考えが変わってきた。
確かに業務改善意識を持つことで、勤め人としてのスキルはあげることができるだろう。

それにプラスしておすすめなのは、簿記の資格と、英語の勉強だろう。半年ほど頑張って勉強をして、簿記2級を取る。その上でTOEICを勉強して、7〜800点ほどを取る。TOEICは、1年ほど頑張って取り組めば、700点は取れるだろう。勘の良い人や、大学受験を頑張った人なら、800点は超えられると思う。

そうやって資格を取って、更に一般事務員として何かしらの業務改善に取り組んだ経験があれば、恐らく転職活動を優位に運ぶことができる。

おめでとう。勤め人として、さらなる上のステージに上がれるだろう。

でも、最近はその努力の時間がもったいないと思うようになった。
それよりも早く仕事を終わらせて、自分の時間を確保してもう一つの収入源を持とうと考えている。

勘違いしないでほしいのだが、ホリエモンや一部の先進的な人が言っているように、いきなり会社を辞めろと言っているのではない。
むしろ他に収入のめどが立っておらず、精神が病むほど辛いのでなければ、勤め人は続けるべきだ。まあ、本当にヤバイんだったら、精神を病む前にとっとと辞めるべきだが。しかし、そのへんの判断てなかなか当人には難しいんだよね。自分がどれだけ疲弊してるかってよっぽど意識しないと分からない。だから意識しましょうね。例えば、下記の記事で書いた本なんかおすすめ。

【書評】死ぬくらいなら会社辞めればができない理由

話を戻そう。収入源を複数持ち、副業が勤め人としての稼ぎ以上に安定的に稼いでいけると確信を持てた段階で、はじめて勤め人は脱却すべきである。

頑張りましょう。

おしまい。