さて、徐々に新しいエントリも増やしていきたいと思います。ここでは大事なことなんだけど、どこのビジネス書にも載っていない仕事を進める上での勘所、みたいなものを共有できたら良いなあと考えています。
 

バリバリと高度な仕事をこなして、年収何千万も稼いでいるような人にとっては、当たり前すぎて全然価値はないかもだけど、ぼくのように「なんか上手くいかないんだよなあ」と悶々としてる人たちに「ああ、なるほど!」と思ってもらい、さらに言えば次の日から実践してもらえたら嬉しいです。

仕事とは、決して自分1人で完結するものではない



さて仕事というのは、たとえそれがどんなに孤独なものであろうとも、基本的には自分一人で完結しません。
 

当たり前と言えば当たり前のことです。


小説家や漫画家なんかは違うんじゃないって言う人もいるかもしれないけど、彼ら彼女らだって自分の作品を読んでくれる読者がいるから食べていけるわけで、そもそもその作品を多くの人に届ける為には、出版社という媒体が必要だし、自分の作品を受け取ってくれて、時により良いものに仕上げてくれる編集者という存在が必要です。
 

ブロガーだって、読者の存在があってこその職業だし、そもそもブログというツールは、そのサービスを提供してくれている会社があって初めて利用できるものです。それ以前にインターネットというインフラが無いとね。
 

ましてや僕らのような普通のサラリーマンにとって、仕事というのは嫌でも色んな人と関わる必要があります。プライベートだったら絶対に仲良くなれない人ともコミュニケーションしなきゃいけないのが辛いところですが。
 

事務員がスムーズに仕事を進める上の大原則

ピッタリ!

そんな中でぼくら事務員が、スムーズに仕事を進める上で頭に入れておくべき最も基本的な大原則があります。
 

それは、「日々のちょっとした依頼は断らずになるべく受けること」です。
 

何を当たり前のことを?と思う方がほとんどだと思いますが、意外とできていないのがこれです。
 

そして
 

あんちえいじゃーあんちえいじゃー

いや、そんなの当たり前だし、断るとかありえんでしょ?

 

と思っている方も、なんでそれが重要で、それが一体自分に取ってどういうメリットがあるのかをきちんと考えて実行している人は、案外少ないのではないでしょうか。
 

てんぐくんてんぐくん

メリット?そんなものねーよ!仕事だから、嫌だけどやるしか無いでしょ?断ったら後でこっぴどくしかられるし。。。

 

おっしゃる通りです。
 

例えば営業の人からの「あのデータ、いついつまでにまとめておいてくれる?」だとか「ごめん、これ何部コピーしといて」だとか「この書類、○○社の担当者に送っといて。住所はメールしとくから」というような依頼は、一般事務や営業事務の人にとっては日常茶飯事だと思います。
 

正直うんざりしますよね?僕もうんざりします。
 

だって自分だって暇じゃないし、やらなきゃいけない仕事は山盛りです。
 

恐らくこの手の仕事は、何となく事務員がやるものと言う風潮があるだけで、絶対やらなければならない仕事ではありません。
 

だから、心臓に毛が生えているような人は、断って自分の仕事だけを粛々とこなすという判断もできると思います。
 

でも結論を言えば、この手の仕事はできるだけ引き受けた方が、巡り巡って自分の為になります。
 

トータルでみると、残業も減るんじゃないかな?と考えています。
 

というか、僕は自分の残業時間を減らすことに成功しました。
 

でも、単に仕事を引き受けてるだけじゃあ、もちろん残業時間は減りません。そこには戦略が必要になります。
 

その戦略とは一体どういうものか? 
 

それを説明する為には、前述した「日々のちょっとした依頼は断らずになるべく受けること」で蓄えることができる、あるモノを知る必要があります。それをたくさん貯めることで、この戦略ははじめて使うことができるのです。


では、その蓄えられるものとは一体何なのでしょうか?

その正体は「信用」

明るい未来

それはズバリ「信用」です。


あの人はいつも嫌な顔一つせずに、自分のお願いを聞いてくれる、だからまたお願いしよう、と思ってもらうのです。


もちろん、最低でも相手の期待する水準のものを、できれば期待をちょっとだけ(あくまでちょっとだけ)上回るような水準のものを提供するというのが前提となりますが、そのための具体的な方法は、別途エントリでまとめていきたいと思います。
 

え、たったそれだけのこと?という人が大半かと思いますが、これは本当に重要な概念です。
 

例えば、皆さんはお金が大好きですよね?

銭
 
僕もお金が大好きです。
 

だって、お金があれば美味しいものが食べられるし、かっこいい服を買うことができる(ファッションのことがよくわからない人は、詳しい人に服を見繕ってもらえます)し、高級リゾートに宿泊することだってできます。
 

何故お金に価値があるかというと、皆が「お金は価値があるものだ」と「信用」しているからに他なりません。この辺の議論は僕がブログで語るよりも、良い本が世の中にはたくさん出ているので、そちらを読んだ方がいいでしょう。


例えば下記の本なんかは読みやすくておすすめです。





さて、お金と同じく、いや、それ以上に貯めるのが難しいのがここでいう「信用」です。お金だったら人から借りたり、投資や(おススメはできないけど)ギャンブルで増やすことも可能です。


でも「信用」を貯めるにはそういった裏技が使えません。


とにかく毎日コツコツと、ミス無くそつなく、求められるクオリティの仕事を返すことでしか蓄積されません。


でもこれってそんなに大変なことでもありません。


身も蓋も無い話をすれば、事務員が頼まれる仕事というのは、実行するのがとても面倒だけれども、きちんと手順を踏めば、誰にでもこなせる仕事が大半だからです。


じゃあなんで他の部署の人は自分たちでそれをやらないのか?


それは、他の部署の人はそれぞれが、自分たちにしかこなせない、とっても高度で専門的な仕事をするので手一杯だからです。


だから、誰でもできるけど面倒くさい仕事(定型的な書類の作成、データをエクセルに打ち込む・まとめる作業、書類の大量コピー、荷物の発送手配などなど、、、)は、高度な専門スキルを持っていない(と思われている)自分たち事務員に一任されます。


だって、面倒くさいけど、決まり通りにやれば、誰だってできるから。


そして、ここが意外と重要なポイントで、「誰にもできる」けど「面倒で誰もやりたがらない」ことを「さわやかな笑顔で」「二つ返事で」引き受けてくれる存在って言うのは、とても重宝されるのです。


そりゃあそうです。


だって、面倒なんだもの。


面倒だし、手を動かせば自分でもできるんだけど、それをするのは億劫だ。


億劫だけど、それをしないと仕事が具体的に前に進まない。そんな仕事を自ら率先して引き受けてくれて、しかも自分が思っている以上にスピーディにこなしてくれる事務員。


てんぐくんてんぐくん

あれ?なんだかあいつに頼むと、仕事がスムーズに進むなあ



と思ってもらえれば、こっちのものです。


最初は「これ、やっといて」だった言葉が


てんぐくんてんぐくん

ごめん!悪いんだけど、これお願いして良いかな?



てんぐくんてんぐくん

いっつもありがとう。○○さんに頼むと仕事が早く片付いて助かるんだよね〜



といった風に変化すれば、もうあなたの信用ポイントは相当貯まったと考えてよろしいでしょう。


そして、この「信用ポイント」は貯めてお終い!といったものではありません。むしろここからが重要です。


あなたの残業時間を減らし、より働きやすい環境をつくりあげる為に、この「信用ポイント」を上手に活用しなければなりません。


では、その活用方法とは、一体どのようなものなのでしょうか??


それは次回の記事でみていきましょう。

簡単な雑用をさも難しい業務のように見せるコツとか



そうそう、雑用を受ける上で、もう一つ重要なポイントがあります。


それは、あたかもその仕事がとても重要で、(それほど高度じゃないけれど)ある程度の専門スキルが必要で、かつ大変な手順が掛かるものだと依頼者に印象づけることです。


大体面倒な仕事を押しつけてくる方は、その仕事が具体的にどういった手順で、どのくらいの期間が必要な仕事かを正確に把握していません。


だから、本来は半日あれば終わるような仕事でも、「いやあ、それだと下手したら3日は掛かりますね」ってな具合に、ちょっと期日を多めに盛っても「そんなもんか」と思ってもらえます。


事例として、僕がよく使う手段をば。


「あっちゃー、明日までっすか。前も伝えた通り、それ、他の部署の部長(偉い人の名前を出すと、より効果的)の承認がいるから、どうしてもちょっと時間掛かるんスよね〜。え?先方都合で急ぎで欲しい??しょうがないっすね〜、○○さんの頼みとあっては、無下にできないっすもんね!わかりました。急ぎ目でなんとかしてみましょう。あ、でも確実に間に合う保証は無いんで、そこだけはご理解ください」


ホントは余裕で間に合うんだけどね。


でも、「普通にやったら絶対間に合わないこと」を「依頼者の為」に「ものすごく手間をかけて」間に合わせたって相手に思ってもらうことがとても重要で、もうそれだけで信用ポイント貯まるよね?って話です。


あと、段々依頼する方もあんまり無茶なタイミングで依頼してこなくなって、結構スケジュールに余裕もって依頼してくれるようになります。


「これ、至急!今日中に!!」の割合が減って


「これ、1週間以内にお願いね〜」と、まともな学習能力を持った人なら依頼の仕方を変えてくれます。


自分の仕事に余裕を生むだけでなく、依頼者のスケジュール管理能力も向上させることができるなんて、ハッタリもかましてみるもんです。


ただ、これは結構高度な技なので、新人さんや業務内容をきちんと理解してない人は使わないようにしましょうね。

あなたが男性で、将来結婚したいと考えているなら転職を視野に入れよう

紹介

事務員としてスキルが向上してきたら、ぜひとも次の道を考えてみましょう。


もしあなたが男性で、将来結婚したいと考えているのであれば、なるべく早い段階での転職をおすすめします。


なぜなら事務員の男性と結婚したいと考えている女性はとても少ないからです。


友人としてならみてもらえるかもしれませんが、異性としては全くみてもらえません。


男として生まれた以上、これほど屈辱なことはありませんよ?




では、具体的にどのように転職活動を進めればいいのでしょうか?


おすすめは転職エージェントを利用することです。


転職エージェントとはなにか?また利用することのメリットなどは下記の記事でまとめたので、ぜひとも参考にしてみてください。